Ε4 – Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού
Κάθε εργοδότης που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου είναι υποχρεωμένος να υποβάλλει μια φορά το χρόνο στο σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» τον Ε4 – Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού. O E4-Eτήσιος πίνακας προσωπικού κατατίθεται από 1ηςΟκτωβρίου έως την 21η Οκτωβρίου κάθε έτους και καταγράφει το σύνολο των εργαζομένων στην επιχείρηση κατά την ώρα της υποβολής. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παρατείνεται για κάθε έτος με απόφαση του Υπουργού κατόπιν εκτίμησης των περιστάσεων (29502/85/01-9-2014 ΥΑ).
Με ανακοίνωση στη σελίδα του Εργάνη www.eservices.yeka. gr το υπουργείο εργασίας ενημερώνει για την αναμονή έκδοσης Υ.Α. για την παράταση προθεσμίας λήξης του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού.
Η ανακοίνωση αναφέρει: “Σας ενημερώνουμε ότι λόγω μη διαθεσιμότητας ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών λόγω αναβάθμισης ηλετρομηχανολογικών του υποδομών από 14/10/2016 στις 20:00 έως 16/10/2016 στις 20:00, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε προβλήματα στην διαδικασία υποβολής του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού.
Αναμένεται η έκδοση Υ.Α. για την παράταση προθεσμίας λήξης του Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού”
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του Έντυπου Ε4 έχει προστεθεί η επιλογή «Προσυμπλήρωση εργαζομένων από τρέχουσα κατάσταση».
Μέσω της εν λόγω λειτουργίας δημιουργείται ο ετήσιος πίνακας προσωπικού βάσει των στοιχείων που προκύπτουν από την προηγούμενη υποβολή ετήσιου πίνακα προσωπικού και από τις ροές αναγγελιών (προσλήψεις, αποχωρήσεις, απολύσεις) που μεσολαβούν μέχρι την ημερομηνία υποβολής του νέου ετήσιου πίνακα.
Κατ’ αυτόν τον τρόπο, διαμορφώνεται η τρέχουσα κατάσταση κάθε παραρτήματος και αποτυπώνεται ο αριθμός του συνόλου των εργαζομένων, βάσει βέβαια των στοιχείων που έχει δηλώσει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ο εργοδότης.
Για τον λόγο αυτόν οι εξωτερικοί χρήστες, οφείλουν να ελέγξουν με ιδιαίτερη προσοχή τα προσυμπληρωμένα στοιχεία, πριν υποβάλλουν τον ετήσιο πίνακα μέσω της ανωτέρω διαδικασίας, ώστε να διορθώσουν τυχόν λάθη ή παραλείψεις.
Από το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ δίνεται εφεξής και στους εργοδότες η δυνατότητα να εκτυπώνουν αποσπάσματα των εντύπων Ε4 Πινάκων Προσωπικού εισάγοντας στις επιλογές εκτύπωσης τον ΑΦΜ του εργαζόμενου.
Η επιλογή αυτή θα διευκολύνει ιδιαίτερα τις επιχειρήσεις που απασχολούν προσωπικό εκτός έδρας, όπως για παράδειγμα επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών φύλαξης ή καθαρισμού, προκειμένου να προμηθεύουν το προσωπικό τους με αποσπάσματα του Πίνακα Προσωπικού, τον οποίο οφείλουν να τηρούν στον τόπο εργασίας και να επιδεικνύουν σε περίπτωση ελέγχου από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα (Εγκύκλιος 32089/10-10-2014).
Η ορθότητα και η ακρίβεια των αναγραφομένων πάσης φύσεως αποδοχών, καθώς και των λοιπών στοιχείων αποτελεί ευθύνη του υπεύθυνου εργοδότη ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου. Ο ανωτέρω πίνακας προσωπικού προσυπογράφεται υποχρεωτικά και από τον Προϊστάμενο Προσωπικού ή Οικονομικού ή Λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο λογιστή που συμπράττει στη σύνταξή του, οι οποίοι βεβαιώνουν την ακρίβεια των πάσης φύσεως αποδοχών .
Η υποβολή του Πίνακα αποτελεί υποχρέωση όλων των εργοδοτών – φυσικών και νομικών προσώπων κερδοσκοπικού και μη χαρακτήρα ιδιωτικού και δημοσίου τομέα, που απασχολούν προσωπικό με σχέση εξαρτημένης εργασίας, ιδιωτικού δικαίου, ορισμένου ή αόριστου χρόνου.
E4 – Ετήσιος Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού
Κι ενώ ο E4-Eτήσιος πίνακας προσωπικού κατατίθεται από 1-21 Οκτωβρίου κάθε έτους και καταγράφει το σύνολο των εργαζομένων στο παράρτημα κατά την ώρα της υποβολής, ο E4–Eτήσιος Συμπληρωματικός κατατίθεται μόνο για απασχολούμενους που εργάζονταν την ώρα της υποβολής του E4-Eτήσιου πίνακα, αλλά δεν συμπεριλήφθηκαν σ’ αυτόν(Έγγ. Υπ.Εργασίας 40990/50/25-2-2015).
Απαιτούμενες ενέργειες επί υποβολής του ετήσιου πίνακα προσωπικού με λανθασμένα στοιχεία
Στην περίπτωση υποβολής του ετήσιου πίνακα προσωπικού με λανθασμένα στοιχείαπρέπει να υποβληθεί ο E4 – Ετήσιος Συμπληρωματικός πίνακας εντός της προθεσμίας υποβολής του E4 – Ετήσιου πίνακα με τα ορθά στοιχεία και ειδικότερα πρέπει να συμπεριληφθούν σε αυτόν μόνο οι απασχολούμενοι, που εργάζονταν κατά την ώρα της υποβολής του E4 – Ετήσιου πίνακα, αλλά δεν συμπεριλήφθηκαν σ’ αυτόν.
Ταυτόχρονα θα πρέπει να κατατεθεί στο οικείο ΣΕΠΕ σχετική γνωστοποίηση στην οποία θα αναφέρεται ότι «υποβλήθηκε ο E4 – Ετήσιος πίνακας με λανθασμένα στοιχεία και έχει υποβληθεί με τα ορθά στοιχεία ο E4 – Ετήσιος Συμπληρωματικός πίνακας» με ταυτόχρονη κατάθεση ως συνημμένου του εκτυπωμένου εντύπου με τα λανθασμένα στοιχεία.
Ε4 Αρχικός πίνακας
Στις περιπτώσεις σύστασης νέου παραρτήματος ή απασχόλησης προσωπικού για πρώτη φορά εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου πίνακα προσωπικού, δηλαδή από 22/10 κάθε έτους έως 30/09 του επόμενου έτους, τότε και μόνο υποβάλλεται E4-Aρχικός πίνακας προσωπικού.
H υποβολή Αρχικού πίνακα γίνεται με σκοπό να δοθεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων, οι οποίοι συνδέονται πάντα με έναν ηλεκτρονικά υποβληθέντα Eτήσιο ή Aρχικό πίνακα προσωπικού. Κατά συνέπεια, για τις περιπτώσεις νέων εργοδοτών, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη εργαζομένων για πρώτη φορά, καθώς και για όσους εργοδότες δημιουργούν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, ή εφόσον μετά τις 21/10 υποβάλλεται για πρώτη φορά ηλεκτρονικά πρόσληψη εργαζομένων, υποδεικνύεται η υποβολή και Αρχικού Πίνακα Προσωπικού προκειμένου να υπάρχει η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων και να δηλώνονται τα στοιχεία του Τεχνικού Ασφαλείας, του Γιατρού Εργασίας και του Νόμιμου Εκπροσώπου σε αυτόν. H υποβολή Αρχικού πίνακα γίνεται με σκοπό να δοθεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων, οι οποίοι συνδέονται πάντα με έναν ηλεκτρονικά υποβληθέντα Ετήσιο ή Αρχικό πίνακα προσωπικού (Έγγραφο Υπουργείου Εργασίας 13146/37/6.4.2015)
Για ποιους είναι υποχρεωτική ηλεκτρονική υποβολή εντύπων;
Να σημειώσουμε ότι από 1/10/2015 υποβάλλουν υποχρεωτικά στο «ΕΡΓΑΝΗ» όλα τα Έντυπα, που προβλέπονται και οι εργοδότες (Εγκ. Υπ. Εργασίας 37917/122/2015):
- που τους έχουν αποδοθεί από το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ περισσότερα από ένα ΑΜΕ (Αριθμός Μητρώου Εργοδότη)
- που είχαν απογραφεί αρχικά, στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ με λάθος ΑΦΜ και στη συνέχεια, παρόλο που είχε πραγματοποιηθεί σχετική διόρθωση του ΑΦΜ στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, δεν ήταν η πρόσβαση και η ηλεκτρονική υποβολή εντύπων στο ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ», λόγω αδυναμίας ηλεκτρονικού συγχρονισμού των δύο Συστημάτων.
Συνεπώς, από την 01/10/2015, οι υπηρεσίες του ΣΕΠΕ και του ΟΑΕΔ παύουν για τις ανωτέρω περιπτώσεις εργοδοτών να δέχονται τα αντίστοιχα έντυπα αρμοδιότητάς τους με προσέλευση στην υπηρεσία, πλην των περιπτώσεων παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών (άρθρο 4, παρ. στ’ της υπ’ αριθ. 29502/85/01-09-2014 ΥΑ, όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει).
Τονίζεται ότι η διαδικασία κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ συνεχίζεται μέχρι τον πλήρη ηλεκτρονικό συγχρονισμό του ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ» για τις εξής περιπτώσεις:
- εργοδοτών που έχουν απογραφεί χωρίς ΑΦΜ στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (όπως συμβαίνει με τους διαχειριστές πολυκατοικιών).
- εργοδοτών που δεν έχουν την υποχρέωση απογραφής στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ λόγω του ότι απασχολούν εργαζόμενους που δεν ασφαλίζονται στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (π.χ. εργάτες γης) και
- εργοδοτών που διαθέτουν ΑΜΟΕ (Αριθμός Μητρώου Οικοδομοτεχνικού Έργου).
Σε κάθε περίπτωση, οι αρμόδιες Υπηρεσίες οφείλουν να ελέγχουν αν οι εργοδότες έχουν δυνατότητα πρόσβασης στο ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ».
Ευνόητο είναι ότι, εφόσον διαπιστωθεί ότι ο εργοδότης έχει πρόσβαση στο ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ», οι Υπηρεσίες οφείλουν να τον ενημερώνουν ότι εφαρμόζεται υποχρεωτικά η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής, ενώ θα πρέπει να τονίζεται, ότι με την επιφύλαξη συγκεκριμένων εξαιρέσεων, η κατάθεση εντύπων με άλλο τρόπο, πέραν της ηλεκτρονικής υποβολής, δεν είναι σύννομη.
Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησής τους στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα ? εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.
Μπορεί να γίνει διόρθωση εντύπου με νέα ηλεκτρονική υποβολή;
Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή. Για το σκοπό αυτό ο εργοδότης εκτυπώνει το ηλεκτρονικά υποβληθέν έντυπο, συνοδεύοντάς το με:
α) γραπτή επιστολή με διευκρινίσεις ως προς την επιθυμητή διόρθωση και εφόσον είναι αναγκαίο,
β) συμπληρωμένο έντυπο με τα ορθά στοιχεία, και τα υποβάλλει με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία ΣΕΠΕ ή και ΟΑΕΔ κατά περίπτωση.
Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών μπορεί να πραγματοποιηθεί ηλεκτρονική υποβολή;
Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων.
Πώς μπορεί να γίνει αλλαγή ωραρίου ή τροποποίηση αποδοχών εργαζομένου στην περίπτωσή που κατατέθηκε εκπρόθεσμα, χειρόγραφα στην Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ο ετήσιος πίνακας προσωπικού;
Στις περιπτώσεις χειρόγραφης εκπρόθεσμης υποβολής, εντύπου Ε4: Ετήσιος πίνακας προσωπικού, υποδεικνύεται η ηλεκτρονική υποβολή του Ε4: Αρχικού Πίνακα Προσωπικού, προκειμένου να υπάρχει η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων και για να δηλώνονται τα στοιχεία απασχολουμένων, του Τεχνικού Ασφαλείας, του Γιατρού Εργασίας και του Νόμιμου Εκπροσώπου για αυτό το παράρτημα, με αναγραφή στο πεδίο των παρατηρήσεων της ενότητας [ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ- ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ]: «1) επανυποβολή του εκπροθέσμου πίνακα προσωπικού που κατατέθηκε χειρόγραφα στο Τμήμα Επιθεώρησης Εργασιακών Σχέσεων ……………… με αριθμ. πρωτ. …………….»
Επιμέλεια : Ελευθερία Βοσνιάδου
Λογίστρια – Φοροτεχνικός
Πηγή www.e.forologia.gr